Fra Data Mareridt til Strategisk Skattekiste
Kunde & Co A/S
Fra et CRM, som var virksomhedens bedst gemte hemmelighed til et komplet transparent overblik, intuitivt for enhver.
Kunde & Co er blandt de største og mest succesfulde reklamebureauer i norden med over 200 ansatte og en årlig omsætning på 250 mio. kr.
Topstyret overblik over virksomhedens vigtigste aktiviteter.
Datadrevet beslutningstagning.
Skalérbart og personuafhængigt system.
Udfordringen
Som mange andre virksomheder af samme størrelse er et samlet system med CRM, email marketing og marketing automation et must-have for Kunde & Co.
Kunde & Co havde skiftet fra et andet CRM system til Hubspot for år tilbage og selvom de havde et Hubspot bureau til at hjælpe dem med opsætningen og fik lavet en masse vejledningsdokumenter i brugen af Hubspot så skete der det som oftest…
Vejledningerne var for tunge og ingen læste dem. Ingen var ultimativt ansvarlig for virksomhedens brug af Hubspot og de personer, som ansvaret endte på, endte med at skifte job og tog al den viden med sig. Kender du situationen?
Et fantastisk CRM system bliver til et data mareridt når der ikke er simple og intuitive processer for at benytte det.
Når hver afdeling og medarbejder begynder at indføre sine egne “lappeløsninger” i systemet pga. manglende struktur for at løse en udfordring så ender ens system med at føles som en voksende indkludret garnnøgle man ikke tør at rydde op i af frygt for “at man ødelægger noget af det som faktisk virker”.
Det her er min personlige påstand: Jeg tror at 9 ud af 10 virksomheder oplever deres CRM, email marketing og marketing automation system bliver en rodet affære med lag på lag af “nu og her” løsninger og en stigende mængde af ubrugelige data felter, automationer og objekter, som ingen kan gennemskue meningen i.
Kunde & Co’s Hubspot løsning havde:
- r247 custom data felter (under 10% blev aktivt brugt).
- r10.000 companies uden kontaktpersoner tilknyttet.
- r+25.000 contacts uden overblik over hvem der er relevante.
- r159 automations (under 15% bliver aktivt brugt).
- r373 kontaktlister (90% er blevet brugt én gang).
Hvorfor bruge et CRM system?
Uden et CRM system kan man ikke distribuere og holde styr på alle de kontakter man markedsfører sig til, hvilket fører til tabte salgsmuligheder.
For sælgere er det guld værd at holde styr på prospekts, kunder, igangværende deals og have et centralt sted at kigge når det kommer til at have tjek på virksomhedens bankende hjerte: Salg og alle de aktiviteter der leder til salg (marketing).
Løsningen
I dag har Kunde & Co fået et komplet overblik over deres marketing og salgsindsats og gjort det transparent for enhver i virksomheden via intuitive dashboards, faste procedurer understøttet af automations og Step-by-Step quickguides direkte inde i Hubspot.
Spørgsmål som før var en normal del af hverdagen bliver nu besvaret med klarhed uden tvivl:
“Hvor ser jeg alle leads der har tilmeldt sig til vores webinar? Og hvor mange har downloadet vores whitepaper?
-Det finder du alt sammen i inbound leads dashboardet. Det opdateres automatisk med den nyeste data.
“Har vi overhovedet nogen salg på vej ind i næste periode!?”
-Kig i New Bizz dashboardet, der ser du hvor mange møder vi har booket, og hvor meget NB aktivitet alle vores teams har gang i. Næste måned ser ud til at gå 10% over indeks.
“Er der overhovedet nogen, som har svaret på henvendelsen fra ‘potentiel kunde’ endnu!?”
-Ja, vi fik allesammen en notifikation med det samme og jeg kan se i systemet at team A har taget sig af den. Du kan også altid gå ind i dashboardet og se om den er håndteret.
Vores ultimative mål var at hjælpe Kunde & Co til at tage kontrollen tilbage over deres CRM system. Deres Hubspot løsning skal føles som en strategisk skattekiste frem for et data mareridt!
Vi gik holistisk til sagen og valgte at arbejde ud fra disse principper:
- Vi opretter kun data, felter, automationer, kontaktlister osv. som vil blive kontinuerligt og aktivt brugt.
(Det der ikke bliver kontinuerligt brugt bliver glemt og så glemmer man meningen med det og begynder at lave nye “lappeløsninger” = mere ubrugeligt rod.)
- Hvis Kunde & Co ikke med det samme kan se værdien i en funktionalitet, så er det over engineered.
(Løsninger der ikke giver mening for kunden er IKKE en løsning = overkompliceret rod)
- Den mindst teknisk kyndige medarbejder skal kunne gennemskue at bruge systemet.
(Hvis nogle få bærer processerne så bliver systemet ikke en strategisk skattekiste = med tiden bliver det glemt og et rod igen)
Før og efter
- Bede marketing om et overblik over nye sign-ups til webinar/whitepapers
- Manuelt håndholdning af hver eneste henvendelse og jagte folk internt til at håndtere den.
- Spørge hvert team om New bizz aktivitet og manuelt indtaste i en rapport.
- Håndtere kontakter i Hubspot og i Excel- ark med tab af data.
- Alle nye marketingkampagner er som at opfinde den dybe tallerken i systemet hver gang.
- Standard procedurer som gøres manuelt men sagtens kan automatiseres.
- Enkelte personer bærer hele systemet i deres hovede og bliver konstant forstyrret med spørgsmål til benyttelse af system.
- NCentraliseret overblik over nye leads og nye sign-ups.
- NAutomatisk distribution og handlingsplan for inbound High Priority leads.
- NTransparent overblik af new bizz for alle i virksomheden fra top til bottom level.
- NIntuitiv håndtering af kontakter i system og nem import fra excel lister uden tab af data.
- NStandard procedurer for marketingkampagner, data indtastning, rapportering, lead håndtering som understøttes af automationer.
- NNemme og intuitive Step-by-Step quickguides alle har adgang til direkte inde i Hubspot så systemet ikke afhænger af enkelte nøglepersoner.
Resultatet
Kunde & Co har nu et robust og personuafhængigt CRM, email marketing og marketing automation system som de stoler på og kan udvikle videre på til alle de nye behov som der opstår.
Topledelsen har fået et transparent high level overblik over nøgle KPI’er der hjælper med datadrevet beslutningstagen, som automatisk bliver opdateret med nye data.
Sælgerne har et centraliseret sted at holde styr på alle deres salgsindsatser, aldrig glemme en deadline eller opgave igen, hvilket frigører mere tid til at snakke med mennesker frem for at bakse med planlægning og rapportering.
Marketing afdelingen har frigjort mere tid til at være kreativ og fjernet den tekniske berøringsangst. Nu har de faste procedurer og skabeloner for oprettelse af nye webinarer, e-mail kampagner, kontaktlister, automations osv. så det ikke-kreative arbejde er så copy-paste som muligt.
Book Discovery Call!
Udnyt Systemer + Automatisering.
Slip for Hverdagens Rutiner.
Skaler Profitabelt
- Strukturede arbejdsprocesser
- Skræddersyede automatiseringer
- Systemer der kan skaleres
Eller pengene tilbage!
